Officefunktioner, Kan man seriedöpa dokument? Alternativ

[Bettson]

Sitter och hanterar småfiler stor del av dagen. Skulle kunna spara mycket tid ifall man kunde seriedöpa dokument.

Har jag börjat lägga filer i en viss mapp så föreslår den oftast samma mapp nästa gång. Men jag har en massa dokument som ligger i serie.

Tex Lev 1248.pdf, Lev 1249.pdf osv. Idag rullar jag till sista dokument i mappen och pekar på det, ändrar siffran och sparar.

Jag gör om mänga dokumnet som kommer in som office imigewriter. Tar upp dessa med faxläsaren och sparar som pdf med acrobat.

Är det någon som har något tips.

[Bee]

Personligen har jag inte erfarenhet av detta men om du går till Microsoft-supporten? Det finns rätt mycket tips & trix där.

[Fizzgigg]

Sitter och hanterar småfiler stor del av dagen. Skulle kunna spara mycket tid ifall man kunde seriedöpa dokument.

Har jag börjat lägga filer i en viss mapp så föreslår den oftast samma mapp nästa gång. Men jag har en massa dokument som ligger i serie.

Tex Lev 1248.pdf, Lev 1249.pdf osv. Idag rullar jag till sista dokument i mappen och pekar på det, ändrar siffran och sparar.

Jag gör om mänga dokumnet som kommer in som office imigewriter. Tar upp dessa med faxläsaren och sparar som pdf med acrobat.

Är det någon som har något tips.

Menar du att döpa om alla befintliuga filer i en mapp så att de får ett likadant namn plus en numrering eller hur menar du?

[Bettson]

Sitter och hanterar småfiler stor del av dagen. Skulle kunna spara mycket tid ifall man kunde seriedöpa dokument.

Har jag börjat lägga filer i en viss mapp så föreslår den oftast samma mapp nästa gång. Men jag har en massa dokument som ligger i serie.

Tex Lev 1248.pdf, Lev 1249.pdf osv. Idag rullar jag till sista dokument i mappen och pekar på det, ändrar siffran och sparar.

Jag gör om mänga dokumnet som kommer in som office imigewriter. Tar upp dessa med faxläsaren och sparar som pdf med acrobat.

Är det någon som har något tips.

Menar du att döpa om alla befintliuga filer i en mapp så att de får ett likadant namn plus en numrering eller hur menar du?

Nej inte riktigt så.

Jag får in alla mina kunders leverantörsfakturor antingen i mail som gif eller office imige eller pdf. Jag får också in leveranötrer som fax vilket läggs på en särskild dator.

Filnamnen är alltid något annat än vad jag slutligen sparar som som.

Om jag får in leverantörafakturor från kund A så har jag naturligtvis en särskild mapp för kund A med undermapp Leverantör A.

Där ligger kanske tidigare filer som heter Lev A 1574, Lev A 1575 osv.

När jag gör en ny omgång från A så behöver jag bara uppsöka rätt mapp vid första fakturan, sedan föreslår ju programmet senast valda mapp och det är OK tills man byter kund. SÅ långt är allt enkelt.

Men det blir ju en himla massa filer om man säger så och lat är jag också och vill slippa skriva. Så idag rullar jag fram till sista filen, markera denna som föreslaget namn och så ändrar jag sista siffran till Lev A1576.

Men mapparna blir ju stora och det tar tid att sitta och fippla med filnamn. (som sagt lat är jag)

SÅ jag tänkte ifall det finns någon funktion som gör att jag kan styra mappens innehåll så att föreslaget namn blir serie dvs att när jag kommer till denna kunds mapp så föreslår programmet Lev A1576 alldeles av sig självt pga av tidigare filers namn.

Lite mycket begärt kanske, men frågar man inget så får man inget veta.

Alla extra kanpptryckningar man gör för att göra något försöker jag rationalisera bort. Tex när jag jobbar med saker jag bara sparar elektronist så ändrar jag standarsskrivare till adobe. SLiter så mycket på mitt tangentbord ändå

[Fizzgigg]

Aha, det var så du menade. Tyvärr, det känner jag inte till någon lösning på.

[Fizzgigg]

Min käresta (som ofta är kreativare än vad jag är) kom med ett förslag som gör att du slipper scrolla/bläddra längst ner iaf. Detta är förstås på villkor att vi har förstått vad du vill göra.

Gör som vanligt för att få upp dialogrutan i Outlook för att spara den bifogade filen "utanför" plats. I dialogrutan som kommer upp ändrar du vy så att du visar vyn som heter Detaljerad lista. Nu kommer alla filerna i mappen där du befinner dig att visas i kolumner med filnamn, storlek och såna saker. Som standard sorteras filerna på filnamnet och det syns på att det är en liten triangel bredvid komunnamnet "Namn". Vilket håll triangeln har beror på om filerna sorteras A->Ö eller Ö->A. Klickar du kolumnnamnet ändrar du sorteringen så att det som visades först hamnar sist och vice versa. Om filerna alltid heter Lev A 1574, Lev A 1575 osv kommer den sista att hamna överst när du byter sorteringshåll.

Ett annat alternativ är att utnyttja sorteringsfunktionen i kolumnen med namnet "Senast ändrad" istället. Du struntar sorteringen i vad filerna heter utan hoppar mellan att visa äldsta filen först (överst) respektive senaste filen först beroende på hur du väljer att sortera.

Men det viktigaste för att du ska kunna sortera är att du byter vy till Detaljerad lista om det inte är det från början.

Hjälpte det ditt problem?

[Bettson]

Right, halva i alla fall. Har redan kört med detaljerad lista, men det är många filer om man säger så. Så rullandet till sista fil ville jag gärna komma ifrån och det gjorde man ju när man ändrade ordningen till fallande på namn så att den sista kom först. Halva tiden borta till vad detta tar.

Tack

[KURT]

Ett alternativ kan ju annars vara att bara spara filen under det namn som programmet föreslår. Och sedan regelbundet gå in i resp. folder och döpa om alla filer med ett externt program t ex gratisprogrammet A.F.5 rename. Då kan man i det programmet få filerna sorterade efter datum (när de skapades) och döpa om dem alla.

[Fizzgigg]

Ett alternativ kan ju annars vara att bara spara filen under det namn som programmet föreslår. Och sedan regelbundet gå in i resp. folder och döpa om alla filer med ett externt program t ex gratisprogrammet A.F.5 rename. Då kan man i det programmet få filerna sorterade efter datum (när de skapades) och döpa om dem alla.

Det finns faktiskt en funktion för den typen av "massnamnbyten" i Windows men den är inte lika kraftfull och inte lika uppenbar. Man markerar bara alal filer man vill döpa om, högerklickar på en av dem (det gäller att se till att alla fortfarande är markerade) och så skriver man namnet man man vill att de ska ha. SKriver man till exempel att filen ska heta "Vasstrampare" (utan fnuttarna förstås) kommer de att döpas till Vasstrampare, Vasstrampare (1), Vasstrampare (2) osv.
Inte lika kraftfullt som sagt men det funkar.

[Bettson]

Det är klart att det kan ju vara en tanke. Fast nummer 1575 osv är det nummer kunden själv numrerat sin faktura med så att det är viktigt att det blir rätt.

Men en annan sak. Har börjat fragga ofta nu. I rapporten står det någopt om MTF fil. OCh mina sådana filer är 94% på ena disken och 96% på det andra. Vet inte ett dugg vad det är men det låter lite oroväckande fullt.

Men jag har gott om space på disken.

[LadyG]

Det är klart att det kan ju vara en tanke. Fast nummer 1575 osv är det nummer kunden själv numrerat sin faktura med så att det är viktigt att det blir rätt.

Men en annan sak. Har börjat fragga ofta nu. I rapporten står det någopt om MTF fil. OCh mina sådana filer är 94% på ena disken och 96% på det andra. Vet inte ett dugg vad det är men det låter lite oroväckande fullt.

Men jag har gott om space på disken.

Du menar MFT (Master File Table) antar jag. (Master file table är som en databasfil över alla dina filnamn och deras plats på den volymen, så att XP ska hitta dem på hårddisken)

Windows XP reserverar 12,5% av varje NTFS-volym för MFT. Om du sparar mycket småfiler riskerar du få slut på utrymme i MFT innan volymen är full, och då får man en fragmenterad MFT.

Diskdefragmenteraren kan inte defragmentera MFT. (Mig veterligen finns det inget program som kan eftersom MFT öppnas exklusivt för operativsystemet och om ett externt program skulle börja flytta runt data i en öppen fil skulle det kunna innebära att filen blir korrupt.)

För att öka utrymmet för MFT skriver du (i kommandotolken)

fsutil behavior set mftzone 2

Då ställer du in att XP ska använda 25% istället för 12,5% (vilket gör att du förlorar 12,5% i utymme på volymerna). Man måste starta om innan förändringarna träder i kraft.

Men något annat sätt att förhindra defragmentering i MFT känner jag inte till, och jag vet tyvärr inte hur man gör för att fixa det när det börjat bli fragmenterat.

[KURT]

Har man extremt många små filer så bör man nog snarare fundera på om man inte kan spara dem i en databas istället. Då blir de lättare att hitta och betydligt lättare att hantera.

[Fizzgigg]

Det finns program för den typen av defragmentering men de flesta är kommersiella (till exempel Diskeeper) eller shareware ( O & O Defrag).

Det enda jag har hittat som är gratis heter (Pagedefrag) och det ska tydligen göra ett bra jobb, men jag har aldrig använt programmet så jag vågar verkligen inte ge några garantier.

Det som är väldigt viktigt att komma ihåg och som Microsoft varnar för är att det är "hälsovådligt", omöjligt och inte bra att använda ett program som försöker göra den här typen av defragmentering "online" det vill säga medan man kör Windows. Enda sättet att göra det är att använda program som startar om datorn och gör defragmenteringen innan Windows startas.

[Bettson]

Om jag lägger in småfilerna i Winrar eller något annat då?

[Fizzgigg]

Jag tror inte det hjälper. För det första vet jag inte om MFT håller koll på filer som ligger i arkiv eller inte. Håller den reda på såna filer också händer det i praktiken inte ett dugg. Om den inte håller koll på filerna i arkiv utan plockar bort referenserna till filerna från MFT skapas det "hål" i MFT precis som när man raderar filer på hårddisken. Det gör att MFT i praktiken innehåller mindre information (även om den tar upp lika mycket plats som tidigare eftersom det är en grundinställning hur mycket utrymme den ska ta upp) men innehåller mängder av hål och alltså kommer att vara minst lika defragmenterad som innan.

Det enda sättet att göra något åt saken är att defragmentera MFT men det ahr Microsoft själva som sagt tyvärr inte något verktyg för.

[Bettson]

Det är klart att det kan ju vara en tanke. Fast nummer 1575 osv är det nummer kunden själv numrerat sin faktura med så att det är viktigt att det blir rätt.

Men en annan sak. Har börjat fragga ofta nu. I rapporten står det någopt om MTF fil. OCh mina sådana filer är 94% på ena disken och 96% på det andra. Vet inte ett dugg vad det är men det låter lite oroväckande fullt.

Men jag har gott om space på disken.

Du menar MFT (Master File Table) antar jag. (Master file table är som en databasfil över alla dina filnamn och deras plats på den volymen, så att XP ska hitta dem på hårddisken)

Windows XP reserverar 12,5% av varje NTFS-volym för MFT. Om du sparar mycket småfiler riskerar du få slut på utrymme i MFT innan volymen är full, och då får man en fragmenterad MFT.

Diskdefragmenteraren kan inte defragmentera MFT. (Mig veterligen finns det inget program som kan eftersom MFT öppnas exklusivt för operativsystemet och om ett externt program skulle börja flytta runt data i en öppen fil skulle det kunna innebära att filen blir korrupt.)

För att öka utrymmet för MFT skriver du (i kommandotolken)

fsutil behavior set mftzone 2

Då ställer du in att XP ska använda 25% istället för 12,5% (vilket gör att du förlorar 12,5% i utymme på volymerna). Man måste starta om innan förändringarna träder i kraft.

Men något annat sätt att förhindra defragmentering i MFT känner jag inte till, och jag vet tyvärr inte hur man gör för att fixa det när det börjat bli fragmenterat.

UJ, uj, uj, det här måste jag nog ta hjälp med. Var sitter kommandotolken.



Jag uttytjar bara 15 % av diskens storlek men MTF är 96 % . Man mister i volym? Ska jag som är teknisk analfabet tolka det som att tabellsystemet tar ytterligare12,5% av diskens volym så att jag får mindre volym att spara på? Det skulle ju inte göra mig så mycket faktiskt.

Finns det andra för och nackdelar ( hastighet, instabilitet osv) som kan uppträda när man utökar tabellen?

Gäller den här MTF-tabellen hela datorn eller bara per disk? Kan det vara ide att skaffa flera diskar?

Eller komprimera till ZIP?

[Fizzgigg]

UJ, uj, uj, det här måste jag nog ta hjälp med. Var sitter kommandotolken.



Jag uttytjar bara 15 % av diskens storlek men MTF är 96 % . Man mister i volym? Ska jag som är teknisk analfabet tolka det som att tabellsystemet tar ytterligare12,5% av diskens volym så att jag får mindre volym att spara på? Det skulle ju inte göra mig så mycket faktiskt.

Finns det andra för och nackdelar ( hastighet, instabilitet osv) som kan uppträda när man utökar tabellen?

Gäller den här MTF-tabellen hela datorn eller bara per disk? Kan det vara ide att skaffa flera diskar?

Eller komprimera till ZIP?

Kommandotolken får du fram antingen genom att trycka på Windowstangenten + R, skriva CMD och trycka Enter eller klicka på Start-knappen, välja Kör... och starta cmd därifrån.

Om vi säger att du har en hårddisk som är 100 gigabyte oformaterad används 12,5 gigabyte till MFT. I ditt fall är de gigabyten som används till MFT till 96% defragmenterat, dvs ungefär som att kasta in en terrierstor sprängladdning i ett bibliotek och sedan försöka hitta alla sidorna från böckerna. Att utöka till 25% (eller mer) gör att MFT skulle utnyttja 25 gigabyte av samma hårddisk som jag nämnde tidigare och det "nya" utrymmet skulle vara helt tomt och vackert så det skulle bli väldigt trevligt. Det enda det gör är däremot att köpa tid för ju fler filer som läggs till, raderas osv så kommer till slut även det nya utrymmet att fyllas och sedan kommer MFT återigen att se ut som ett sprängt bibliotek. Men eftersom du utnyttjar så lite utrymme på hårddisken tycker jag att det låter som en bra idé att utöka utrymmet för MFT och när det också blir fyllt kan du öka igen eller så har det gått så många år att det är dags att köpa en ny dator för den du har har blivit uråldrig.


Nackdelen med att utöka MFT-utrymmet är att det egentligen bara köper tid och att det använder mer utrymme på hårddisken, men med tanke på hur lite du verkar utnyttja av hårddisken kan jag inte se någon nackdel med det.

Varje hårddisk har en egen MFT som gäller för just den hårddisken så extra hårddiskar skulle ge dig mer lagringsutrymme men inte göra något speciellt åt MFT.